Las ventajas de los SEGC sobre los sistemas SGC tradicionales

enero 18, 2018 -

La aparición del internet ha hecho del mundo un entorno global y digital donde cada negocio y empresa se esfuerza continuamente para adaptarse a los nuevos cambios del mundo digital. No cabe duda, que el Sistema Electrónico de Gestión de Calidad (SEGC) ha ganado popularidad entre las compañías que ahora lo están adoptando debido a los enormes beneficios para las organizaciones, sus productos, clientes y su personal en comparación con los SGC tradicionales.

Evolución de los Sistemas de Gestión de Calidad

Los Sistemas Electrónicos de Gestión de Calidad (SEGC) es un sistema libre de papel que ofrece a las organizaciones valor para su dinero; da un margen para los flujos de trabajo automatizados que ayudan a los miembros del personal de una compañía a trabajar eficientemente dentro de un tiempo especifico, tomando los registros adecuados de todas las actividades de organización.

En el pasado, muchas empresas creían que en un sistema de gestión de calidad se trataba de tener un conjunto de documentos acerca de la compañía guardados en una biblioteca para que el personal pudiera utilizarlo cuando fuera necesario. Este sistema de gestión hace que sea difícil para la empresa ajustarse a los cambios y mejorar continuamente. Sin embargo, un sistema de gestión de calidad que se encuentra en un estante y que no se comunica a nadie, no es un sistema de gestión de calidad.

En la actualidad, los sistemas de gestión de calidad tradicionales ahora parecen ser arcaicos y difíciles de mantener porque se desperdicia mucho tiempo buscando papeles y datos atrapados dentro de las diferentes áreas de la organización. Las empresas que utilizan el sistema de gestión de calidad basados en papel encuentran difícil, sino imposible, cumplir con sus deberes eficientemente. Este tipo de sistemas de gestión es visto como una carga para las organizaciones ya que usualmente se desperdicia mucho tiempo buscando papeles que la mayoría de los empleados ni siquiera tienen idea de donde están guardados.

¿Por qué elegir un SEGC sobre un SGC tradicional?

Un buen sistema de gestión de calidad debe, primeramente, definir qué hace el negocio y qué espera que el personal haga. Debe ser el que rige las actividades de la organización, monitoree la evolución del trabajo, observe como se entregan los productos y servicios, apoye las gestiones de cambio e incluso dé un margen para la mejora. Para las compañías, la mejor solución a los sistemas de gestión de calidad basados en papel es invertir en un sistema electrónico de gestión de calidad. El sistema electrónico de gestión de calidad es un sistema que es fácil de mantener, hace que toda la información disponible en línea sea fácilmente auditada, y cualquier nuevo cambio pueda ser comunicado rápidamente a todo el personal.

Un sistema de gestión de calidad de base electrónica puede ser fácilmente analizado cuando la organización requiere un cambio; también puede ser utilizado para mantener un historial de las actividades comerciales y empresariales que han pasado en la empresa durante su vida. El sistema electrónico de gestión de calidad es un sistema de gestión dinámico que agrega valor a largo plazo a la empresa. Ofrece rapidez, agrega destreza, e incluso es capaz de analizar los cambios en la compañía.

Impacto en su negocio

Los sistemas electrónicos de gestión de calidad permiten a la organización interactuar regularmente y también entregar los procesos, procedimientos y todo el material didáctico a cada miembro del personal de la organización. La mayoría de las organizaciones ya están moviendo la información de su sistema de gestión de calidad tradicional a documentos que puedan ser compartidos por la intranet o internet. El sistema electrónico de gestión de calidad, también deja espacio para comentarios, sugerencias de mejoras y cambios en el sistema de gestión, todo esto ayuda a la organización y a sus empleados a involucrarse en las mejoras continuas del negocio.
Otros beneficios del Sistema Electrónico de Gestión de Calidad se enumeran a continuación:

  • Ahorra Costes – Los sistemas electrónicos de gestión pueden ahorrarle a un negocio mucho dinero cada año. Se ahorrará el dinero que hubiera sido utilizado en costes directos de operación empleando más manos para administrar el sistema de gestión y documentación basado en papel.
  • Ahorra Tiempo – También reduce los tiempos de entrenamiento o capacitación de los nuevos empleados, quienes ahora podrán encontrar en línea toda la información que necesitan acerca de la organización. Una gran cantidad de tiempo puede ser desperdiciada escribiendo y documentando la información que será canalizada a otras áreas productivas de la empresa.
  • Aumento del margen de utilidad – Una empresa que utiliza un sistema SGC electrónico es más propensa a canalizar más tiempo en actividades que generen un mayor rendimiento para la empresa en lugar de documentar las operaciones de la compañía en una hoja de papel.
  • Mejora la moral y la eficiencia de los empleados – Una de las ventajas más significativas de los SEGC es que crean directrices o lineamientos para las actividades que se realizan a diario y que mejoran la productividad. Cualquier organización con un sistema electrónico de gestión de calidad establecido funcionará más eficientemente. Además, un buen SEGC permite la asignación de funciones específicas a cada miembro del personal, lo que hace que el personal tenga más confianza y aumente su moral.
  • Ayuda a las organizaciones a tomar decisiones informadas – Cualquier negocio que quiera tener éxito no debe tomar decisiones importantes basadas en la intuición. Es vital que la empresa siga procedimientos establecidos mientras toma decisiones.
  • Deja espacio para un mejor control de documentos – Los sistemas electrónicos de gestión de calidad también ayudan a administrar el uso, actualización y finalización de la información suministrada por el personal de los diferentes departamentos de la organización. Ofrece una sencilla directriz para el uso de los documentos por parte de los otros miembros del personal y también les informa cual reporte esta siendo utilizado actualmente por otro empleado.

 

En conclusión, los SEGC no pueden ser ignorados por ninguna empresa que quiera mejorar continuamente y también se adapte a los cambios. Una compañía que quiera construir un sistema de gestión único debe adoptar un sistema electrónico de gestión de calidad en lugar de un SGC basado en papel, que estarán en un estante haciendo nada. Si está buscando un sistema de gestión de calidad que pueda ser personalizado para cubrir las necesidades de su organización con un precio ajustado a su presupuesto, entonces QualityKick™ le ofrece la mejor solución.

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