8 razones por las que deberías convertir tu SGC en SEGC

enero 22, 2018 -

En el mundo en que vivimos hoy en día, la producción de bienes en masa y el desarrollo industrial están en crecimiento y la economía prospera según la capacidad que tiene un país de exportar a otros países y obtener ganancias. Estas compañías de producción están formadas por los diferentes departamentos que trabajan en conjunto para garantizar una productividad continua y eficiente. Por lo tanto, es importante que sin importar cuán sofisticado pueda ser el proceso de producción, los productos deben alcanzar ciertos estándares de calidad para continuar cumpliendo con los objetivos de la compañía.

La importancia de un SGC en tu organización

La gestión de calidad se refiere a un conjunto de procedimientos operativos sistémicos que están bien establecidos para asegurar que se mantengan los estándares necesarios para una entrega efectiva y de calidad y garantizar la satisfacción del cliente. Por lo tanto, las empresas y negocios requieren un sistema de gestión de calidad (SGC) ya que los ayuda a enfocarse en alcanzar sistemáticamente ciertos estándares de producción y los requerimientos de los clientes buscando mejorar su satisfacción.

La mente detrás de la creación del término “Sistema de Gestión de Calidad” fue Ken Croucher quién trabajó en 1991 como consultor británico administrativo. Él desarrolló el acrónimo SGC y supervisó el diseño e implementación de un SGC dentro de la industria tecnológica. El proceso básico de la Gestión de Calidad involucra compañías y organizaciones en busca de cumplimiento o certificación para establecer un procedimiento que involucren la producción, la secuencia y la interacción de esos procesos. Algunos de esos procesos pueden incluir los procesos de pedidos, los planes de producción, las mediciones de procesos/servicios, ajustes, auditorías internas, acciones correctivas, acciones preventivas, identificación, rotulación y control de los productos no conformes para evitar su uso inadvertido, compras y otros procesos relacionados.

Los sistemas de gestión de calidad más comúnmente adoptados son los ISO9001. Este es el estándar internacional que especifica los requisitos de los sistemas de gestión de calidad. Están diseñados para ayudar a las organizaciones a asegurarse que sean capaces de mejorar la satisfacción de sus clientes y las de la junta mientras garantizan el mantenimiento de ciertos estándares de producción de determinados bienes y servicios.

Del SGC tradicional al SEGC

La tecnología en el siglo XXI avanza a un ritmo demasiado rápido para que el ojo humano promedio se mantenga al día. Con estos avances en la tecnología viene una transición de los tediosos Sistemas de Gestión de Calidad basados en papel a los Sistemas Electrónicos de Gestión de Calidad. Los sistemas de gestión de calidad tradicionales solían ser muy comunes en organizaciones medianas. Estos sistemas, sin duda alguna, pueden administrar exitosamente los productos y los procesos de calidad. Sin embargo, aumentan significativamente el riesgo de incumplimiento de las cGMP reguladas por la FDA. Esta es una de las muchas desventajas que surgen de utilizar un Sistema de Gestión de Calidad tradicional. Ya no es noticia que cualquier cosa nombrada con la etiqueta “electrónico” probablemente va a ser más eficiente y efectivo, y eso es exactamente lo que se obtiene con un sistema Electrónico de Gestión de Calidad.

Los sistemas de calidad son complejos y extremadamente difíciles de manejar a través de toda la organización, especialmente en entornos controlados donde se requiere la estricta adhesión a los estándares de calidad. Por lo tanto, las compañías y organizaciones están buscando mejorar sus negocios de forma rápida adoptando Sistemas de Gestión de Calidad basados en programas. A continuación se presentan 8 de las principales ventajas que tienen los Sistemas Electrónicos de Gestión de Calidad sobre los sistemas tradicionales de Gestión de Calidad basados en papel:

  1. Conecta a la Organización
    Una de las funciones principales que ejerce un Sistema de Gestión de Calidad es la de relacionar a los diferentes departamentos de la organización. El uso de los tradicionales SGC puede ayudar a ampliar la brecha para un sistema de calidad colaborativo entre las diferentes áreas de una organización. Por lo tanto, hace tedioso la integración de calidad. Sin embargo, todo esto es superado por la delicada infraestructura de un sistema de gestión de calidad electrónico. Esto permite la comunicación fluida entre los departamentos y facilita la producción de calidad.
  2. Mejor y Avanzada Administración de Datos
    Usar un Sistema Electrónico de Gestión de Calidad brinda la posibilidad de administrar en tiempo real todos los datos registrados. Para reunir todos los estándares y lineamientos de la industria, es necesario registrar un historial de datos de las Acciones Correctivas y Preventivas (ACP), Control de Cambios, Desviaciones y Reclamaciones.
  3. Accesibilidad más Rápida y Mejorada
    Trabajar con un Sistema de Gestión de Calidad tradicional tiene la desventaja de tener almacenamiento y acceso restringido, que a menudo es incumplido al no tener un registro documentado de los cambios realizados y por quién. Sin embargo, un sistema Electrónico de Gestión de Calidad garantiza el fácil acceso a los registros donde quiera que vayas, simplemente teniendo los códigos de acceso necesarios y una conexión a internet. Esto asegura que se respeten las políticas de retención de registros y que la recuperación de los registros sea más eficiente.
  4. Eliminación de desperdicio.
    Uno de los obvios beneficios de un sistema de gestión de calidad electrónica con el que cada ambientalista estaría de acuerdo, es su efectividad en ahorro de papel y reducción de desperdicio. Particularmente, la implementación de un sistema electrónico de gestión de calidad ahorra tiempo.
  5. Gestión ACP
    Con un sistema basado en papel, a los gerentes de calidad se les dificulta implementar iniciativas de mejora continua. La falta de un ciclo de control cerrado confiable dificulta la implementación de acciones correctivas. Debido a esto, es casi imposible que los estándares de calidad no se vean comprometidos.
  6. Control de Documentos
    En un entorno basado en papel, los ciclos de revisión pueden ser largos e impredecibles y los procedimientos de control de documentos en papel también pueden estar más propensos a errores. Estos problemas pueden comprometer el cumplimiento de las regulaciones de la organización y dificultar la implementación de las iniciativas de mejora de manera oportuna y predecible.
  7. Estadísticas
    Es bien sabido que los sistemas basados en papel dificultan que las compañías recolecten y analicen las estadísticas clave de operatividad de manera oportuna. Pero con un Sistema Electrónico de Gestión de Calidad se pueden recuperar los datos casi tan rápido como se necesiten, y se puede acceder fácilmente a las estadísticas de operación.
  8. Un entorno de papel de alto coste
    Puede parecer que un SGC tradicional no es caro de mantener. Sin embargo, hay un inmenso número de costes escondidos debido a la enorme cantidad de tiempo que una organización gasta en garantizar la correcta gestión de dicho sistema. Con un Sistema Electrónico de Gestión de Calidad, puedes recortar costos a largo plazo.

En conclusión, implementar las SEGC tiene bastantes ventajas sobre las SGC tradicionales, las cuales no pueden ser ignoradas por las compañías que toman muy en serio la gestión de calidad. Incluso, las SGC digitales que sólo reemplazan el papel escaneándolo, no tienen la mayoría de las ventajas de un SGBE. Por lo tanto la pregunta no es si una compañía debe adoptar las SGBE sino cuando.

Si desea más información o si le gustaría ver una demostración de nuestra solución QualityKick™, la cual incluye todas las ventajas mencionadas anteriormente, por favor visite nuestra página QualityKick en nuestro portal web aquí.